Belegeinsicht: was dein Mieter verlangen darf

Muss ich die Belege zeigen?

Ja. Seit dem 01.01.2025 steht es ausdrücklich im Gesetz: „Der Vermieter hat dem Mieter auf Verlangen Einsicht in die der Abrechnung zugrundeliegenden Belege zu gewähren“ (§ 556 Abs. 4 Satz 1 BGB). Neu ist daran nur der Wortlaut. Die Gerichte haben dasselbe Recht schon vorher aus § 259 BGB abgeleitet: Wer über Einnahmen und Ausgaben Rechenschaft schuldet, legt die Belege dazu vor.

Zwei Dinge folgen daraus:

• Nur auf Verlangen. Du musst der Abrechnung keine Belege beilegen. Erst wenn dein Mieter danach fragt, bist du am Zug.
• Ohne Begründung. Dein Mieter braucht keinen Verdacht und keinen Anlass. Dem Bundesgerichtshof genügt sein allgemeines Interesse, deine Abrechnung zu kontrollieren (BGH, VIII ZR 189/17). Die Rückfrage, wozu er die Belege braucht, bringt dich also nicht weiter.

Dieser Ratgeber behandelt Wohnraum. Für Gewerberäume verweist § 578 BGB nicht auf § 556 BGB.

Was muss ich vorlegen?

Alles, worauf eine Zahl in der Abrechnung beruht. Das sind vor allem:

• Rechnungen von Versorgern, Handwerkern und Dienstleistern,
• Bescheide, etwa über die Grundsteuer oder die Müllgebühren,
• Verträge mit Versorgern, aus denen sich die Kosten ergeben,
• Zahlungsbelege zu den abgerechneten Kosten.

Die Zahlungsbelege werden oft vergessen. Der Bundesgerichtshof hat entschieden, dass sich die Einsicht auch auf sie erstreckt: Dein Mieter darf prüfen, ob du die abgerechneten Beträge selbst vollständig bezahlt hast (BGH, VIII ZR 118/19). Die Vermieterin in diesem Fall hatte die Rechnungen gezeigt, die Zahlungsbelege aber nicht. Ihre Klage auf die Nachzahlung wurde abgewiesen.

Vorlegen musst du nur, worauf die Abrechnung beruht. Deine übrigen Unterlagen gehören nicht dazu.

Mit den Belegen prüft dein Mieter, ob die Beträge stimmen. Ob Kosten überhaupt in die Abrechnung gehören, klärt der Ratgeber zu den umlagefähigen Nebenkosten. Wie die Kosten auf die Wohnungen verteilt werden, bestimmt der Umlageschlüssel. Den ganzen Weg von der Rechnung bis zur fertigen Abrechnung geht der Ratgeber Nebenkostenabrechnung erstellen durch.

Original oder elektronisch?

Seit dem 01.01.2025 darfst du die Belege elektronisch bereitstellen. In § 556 Abs. 4 Satz 2 BGB heißt es: „Der Vermieter ist berechtigt, die Belege elektronisch bereitzustellen.“ Wie genau, lässt das Gesetz offen. Naheliegend sind gescannte Belege als PDF, per E-Mail oder über einen Link.

Vor der Neuregelung hatte der Bundesgerichtshof entschieden, dass ein Mieter grundsätzlich die Originale sehen darf und sich nur in Ausnahmefällen mit Kopien oder Scans begnügen muss (BGH, VIII ZR 66/20). Das Urteil stammt von 2021, also aus der Zeit vor Satz 2. Ob dein Mieter seither trotzdem auf den Originalen bestehen kann, entscheidet keine der hier genannten Quellen. Bietest du beides an, wie in der Antwort weiter unten, kommt es darauf nicht an.

Zwei Gedanken aus dem Urteil helfen dir auch beim Scannen:

• Ein Beleg, den du selbst nur digital bekommen hast, etwa eine Rechnung als PDF, ist das Original.
• Eine Kopie muss den Beleg unverändert wiedergeben, und Zweifel daran gehen zu Lasten des Vermieters. Scanne deshalb vollständig und gut lesbar, und heb die Papierbelege auf.

Wo findet die Einsicht statt?

Stellst du die Belege elektronisch bereit, stellt sich die Frage kaum noch: Dein Mieter liest sie, wo er will.

Zeigst du die Originale, dann bei dir. Der Bundesgerichtshof hat entschieden, dass ein Mieter grundsätzlich keinen Anspruch auf Kopien der Belege hat. Schicken musst du sie nur ausnahmsweise, nämlich wenn ihm die Einsicht in deinen Räumen nicht zugemutet werden kann (BGH, VIII ZR 78/05). In dem entschiedenen Fall lagen Wohnung und Hausverwaltung in derselben Stadt, und das war zumutbar. Dein Mieter darf jemanden mitbringen, der sich mit Abrechnungen auskennt.

Das Urteil betrifft preisfreien Wohnraum. Bei preisgebundenem Wohnraum, also im Altbestand des sozialen Wohnungsbaus, kann der Mieter statt der Einsicht Kopien gegen Erstattung der Auslagen verlangen (§ 29 Abs. 2 NMV 1970).

Bis wann muss ich reagieren?

Eine Frist in Tagen oder Wochen gibt es nicht. § 556 Abs. 4 BGB sagt „auf Verlangen“ und nennt keinen Zeitraum, und auch die hier genannten Urteile legen keinen fest. Setzt dir dein Mieter in seinem Brief ein Datum, ist das seine Frist und keine gesetzliche.

Antworte trotzdem zügig, schon in deinem eigenen Interesse: Solange die Einsicht aussteht, bekommst du die Nachzahlung nicht. Mehr dazu im nächsten Abschnitt.

Für deinen Mieter läuft dagegen eine Frist. Einwendungen gegen die Abrechnung muss er dir spätestens zwölf Monate nach ihrem Zugang mitteilen. Danach kann er sie nur noch geltend machen, wenn er die Verspätung nicht zu vertreten hat (§ 556 Abs. 3 Satz 5 und 6 BGB). Diese Frist und deine eigene erklärt der Ratgeber zu den Fristen der Nebenkostenabrechnung.

Was passiert, wenn ich die Einsicht verweigere?

Dann wartest du auf die Nachzahlung. Der Bundesgerichtshof hat entschieden: Ein Mieter muss eine Nachzahlung nicht leisten, solange und soweit der Vermieter einem berechtigten Verlangen nach Belegeinsicht nicht nachgekommen ist (BGH, VIII ZR 189/17). Die Vermieterin in diesem Fall hatte trotzdem geklagt. Ihre Klage wurde als derzeit unbegründet abgewiesen, und die Kosten des Rechtsstreits trug sie.

Auf das Wort „derzeit“ kommt es an. Dein Anspruch geht nicht unter, er ist aufgeschoben. Der Bundesgerichtshof spricht von einem vorübergehenden Recht des Mieters, die Zahlung zu verweigern. Auch ein Zurückbehaltungsrecht nach § 273 BGB erkennt er an, solange du die Prüfung der Abrechnung nicht ermöglichst. Hast du die Einsicht gewährt, kann sich dein Mieter darauf nicht mehr berufen.

Auch eine halbe Einsicht reicht nicht. Im Fall der Zahlungsbelege hatte die Vermieterin die Rechnungen gezeigt, und ihre Klage wurde trotzdem abgewiesen (BGH, VIII ZR 118/19).

Was ist mit den Daten der anderen Mieter?

Rechnest du nach Verbrauch ab, etwa bei den Heizkosten, will dein Mieter vielleicht die Ablesewerte der anderen Wohnungen sehen. Auch das darf er. Nach dem Bundesgerichtshof kann er Einsicht in die Verbrauchsdaten der anderen Nutzer verlangen, um zu prüfen, ob der Gesamtverbrauch mit der Summe der einzelnen Werte übereinstimmt und ob die Kosten richtig verteilt sind (BGH, VIII ZR 189/17). Ein besonderes Interesse muss er auch dafür nicht darlegen.

Mit dem Datenschutz befasst sich das Urteil nicht. Entschieden ist die Einsicht in die Verbrauchsdaten, also in die Werte, aus denen sich die Verteilung der Kosten ergibt. Über weitere Angaben zu deinen anderen Mietern sagt es nichts.

So antwortest du deinem Mieter

Eine kurze Antwort genügt. Sie bestätigt das Verlangen und nennt den nächsten Schritt:

In Sivon führt ein QR-Code zu den Belegen

In Sivon lädst du jede Rechnung und ihren Zahlungsbeleg hoch. Auf der Abrechnung steht dann ein QR-Code. Dein Mieter scannt ihn, gibt sein Einzugsdatum ein und sieht die Belege zu den Positionen seiner Abrechnung, ohne Konto und ohne Termin. So sieht die Belegeinsicht in Sivon aus.