Nebenkostenabrechnung bei Mieterwechsel

Abgerechnet wird nach dem Jahr, nicht beim Auszug

Ein Mieterwechsel ändert nichts am Abrechnungszeitraum. Du erstellst weiterhin eine Abrechnung für das ganze Jahr, nur eben für mehr Empfänger: einmal für den Mieter, der ausgezogen ist, und einmal für den, der eingezogen ist. Beide bekommen ihre Abrechnung zur selben Zeit wie alle anderen im Haus. Wie die Abrechnung für das ganze Haus entsteht, zeigt der Ratgeber Nebenkostenabrechnung erstellen Schritt für Schritt.

Die Frist dafür steht in § 556 Abs. 3 BGB: Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Zieht deine Mieterin am 31.03.2025 aus und rechnest du nach Kalenderjahr ab, hast du also bis zum 31.12.2026 Zeit. Die Frist beginnt nicht mit dem Auszug. Zu einer Teilabrechnung bist du ausdrücklich nicht verpflichtet.

Das Beispiel: eine Wohnung, zwei Mieter, ein Monat Leerstand

Ein Haus mit vier Wohnungen und zusammen 272 m² Wohnfläche, abgerechnet wird das Kalenderjahr 2025. In der Wohnung im Obergeschoss rechts, 57 m², wechselt der Mieter: Frau Keller zieht Ende März aus, Herr Aydin Anfang Mai ein. Im April steht die Wohnung leer.

JanFebMärAprMaiJunJulAugSepOktNovDez

1. Frau Keller 01.01.2025 – 31.03.2025 90 Tage
2. Leerstand 01.04.2025 – 30.04.2025 30 Tage
3. Herr Aydin 01.05.2025 – 31.12.2025 245 Tage
4. Abrechnungszeitraum 365 Tage

Vier Rechnungen sind im Jahr angefallen. Jede wird beim Mieterwechsel anders aufgeteilt:

Rechnung	Betrag	Umlageschlüssel
Grundsteuer	1.240,00 €	Wohnfläche
Müllabfuhr	840,00 €	Personen
Wasser und Abwasser	1.360,00 €	Verbrauch laut Wasserzähler
Heizkosten	3.900,00 €	70 % Verbrauch, 30 % Wohnfläche

Wie das von Hand geht, zeigen die nächsten Abschnitte. In Sivon trägst du die Rechnungen, Ein- und Auszug und die Zählerstände ein, und die Aufteilung rechnet sich selbst, wie am Ende zu sehen.

Kosten ohne Verbrauchsbezug: nach Tagen

Grundsteuer, Versicherung oder Hausreinigung fallen an, egal wie viel jemand verbraucht. Solche Kosten teilst du in zwei Schritten auf: erst nach der Mietzeit, dann nach dem Umlageschlüssel. Frau Keller war an 90 von 365 Tagen Mieterin:

Grundsteuer für das Haus

1.240,00 €

Anteil der Mietzeit 90 von 365 Tagen

305,75 €

Anteil der Wohnung 57 von 272 m²

64,07 €

Grau gesetzte Beträge sind Zwischenschritte. Auf Herrn Aydin entfallen mit 245 Tagen 174,42 €. Die 30 Tage Leerstand kosten 21,35 €, und die zahlst du.

Nach Personen: Personentage statt Stichtag

Bei der Müllabfuhr ist der Schlüssel die Zahl der Personen. Die ändert sich mit dem Mieterwechsel: Frau Keller wohnt allein, Herr Aydin zieht zu zweit ein. Wer nur die Belegung am Jahresende zählt, rechnet für das ganze Jahr mit zwei Personen und liegt daneben. Richtig ist, jede Person mit den Tagen zu zählen, an denen sie im Haus gewohnt hat.

In den drei anderen Wohnungen leben sechs Personen das ganze Jahr, das sind 2.190 Personentage. Dazu kommen 90 von Frau Keller, 490 von Herrn Aydin (2 Personen × 245 Tage) und 30 für den Leerstand, zusammen 2.800. Ein Personentag kostet damit 0,30 €.

Müllabfuhr für das Haus

840,00 €

Je Personentag 840,00 € ÷ 2.800 Personentage

0,30 €

Frau Keller 1 Person × 90 Tage

27,00 €

Die leere Wohnung zählt im April wie eine Person. So ist es üblich: Mit null Personen würden die Nachbarn den Leerstand mitbezahlen.

Auf der Abrechnung steht das oft als Durchschnitt: 2.800 Personentage geteilt durch 365 Tage sind 7,67 Personen im Haus. Frau Keller ist eine davon, für 90 Tage.

Kosten nach Verbrauch: die Zwischenablesung

Für alles, was ein Zähler erfasst, brauchst du den Stand am Tag des Wechsels. Mit der Ablesung beim Auszug und der beim Einzug steht fest, wer wie viel verbraucht hat. Die Zeit spielt dann keine Rolle mehr.

Im ganzen Haus wurden 340 m³ Wasser verbraucht. Der Zähler der Wohnung zeigt für Frau Keller 18 m³, für den leeren April nichts und für Herrn Aydin 62 m³.

Wasser und Abwasser für das Haus

1.360,00 €

Verbrauch laut Zwischenablesung 18 m³ von 340 m³

72,00 €

Herr Aydin trägt 248,00 €. Fehlt die Ablesung, bleibt dir nur eine Schätzung, etwa nach Tagen zwischen der letzten Ablesung davor und der ersten danach. Das ist angreifbarer als ein Zählerstand im Übergabeprotokoll.

Heizkosten: Verbrauch und Grundkosten getrennt

Heizkosten bestehen aus zwei Teilen. Mindestens 50 und höchstens 70 % verteilst du nach dem erfassten Verbrauch, den Rest nach der Wohnfläche (§ 7 HeizkostenV). Für den Mieterwechsel regelt § 9b HeizkostenV beide Teile einzeln:

• Verbrauchskosten teilst du nach der Zwischenablesung auf. Sie ist bei einem Nutzerwechsel vorgeschrieben.
• Grundkosten teilst du nach Gradtagszahlen oder nach Zeit auf. Beides ist zulässig.

Gradtagszahlen teilen das Jahr in 1.000 Gradtage. Jeder Monat bekommt so viele, wie in ihm üblicherweise geheizt wird:

Monat	Gradtage	Monat	Gradtage
Januar	170	Juni bis August	40
Februar	150	September	30
März	130	Oktober	80
April	80	November	120
Mai	40	Dezember	160

Frau Keller war von Januar bis März Mieterin. Das sind 450 von 1.000 Gradtagen, obwohl es nur ein knappes Viertel des Jahres ist.

Verbrauchskosten 70 % von 3.900,00 €

2.730,00 €

Verbrauch laut Zwischenablesung 2.900 von 30.000 kWh

263,90 €

Grundkosten 30 % von 3.900,00 €

1.170,00 €

Anteil der Mietzeit 450 von 1.000 Gradtagen

526,50 €

Anteil der Wohnung 57 von 272 m²

110,33 €

Heizkosten Frau Keller 263,90 € + 110,33 €

374,23 €

Nach Zeit gerechnet läge ihr Anteil an den Grundkosten bei nur 60,46 €. Gradtagszahlen belasten stärker, wer im Winter in der Wohnung war, und so entstehen Heizkosten auch. Entscheide dich für eine Methode und bleib dabei.

Ist eine Zwischenablesung nicht möglich, teilst du die gesamten Heizkosten wie die Grundkosten auf, also nach Gradtagszahlen oder nach Zeit (§ 9b Abs. 3 HeizkostenV).

Wer bekommt die Heizkostenabrechnung?

Rechnet ein Messdienst die Heizkosten ab, meldest du ihm den Wechsel mit Datum und Zählerständen. Er weist dann für die Wohnung zwei Nutzer aus, und du übernimmst jeden Betrag in die Nebenkostenabrechnung des jeweiligen Mieters. Jeder Mieter bekommt nur den Teil, der seine Mietzeit betrifft.

Für den Wechsel berechnet der Messdienst meist eine Nutzerwechselgebühr. Die gehört nicht in die Abrechnung: Der Bundesgerichtshof sieht darin Verwaltungskosten, die du trägst, solange der Mietvertrag nichts anderes regelt (BGH, VIII ZR 19/07).

Leerstand: dein Anteil

Was auf die Zeit entfällt, in der die Wohnung leer stand, zahlst du. Die Fläche der Wohnung bleibt in der Verteilung, auch wenn niemand darin wohnt. Andernfalls würden die Nachbarn den Leerstand mitbezahlen (BGH, VIII ZR 159/05).

Grundsteuer 30 von 365 Tagen

21,35 €

Müllabfuhr 30 Personentage

9,00 €

Wasser und Abwasser kein Verbrauch

0,00 €

Heizkosten 150 kWh, 80 von 1.000 Gradtagen

33,26 €

Dein Anteil

63,61 €

Vorauszahlungen: nur die eigenen Monate

Vom Kostenanteil ziehst du ab, was der Mieter tatsächlich vorausgezahlt hat, also nur die Zahlungen aus seiner Mietzeit. Frau Keller hat dreimal 120 € gezahlt, zusammen 360 €, Herr Aydin achtmal 130 €, zusammen 1.040 €.

Das Ergebnis: aus einem Jahr werden zwei Abrechnungen

Für Frau Keller sieht die Abrechnung so aus:

Grundsteuer

64,07 €

Müllabfuhr

27,00 €

Wasser und Abwasser

72,00 €

Heizkosten

374,23 €

Kostenanteil

537,30 €

Geleistete Vorauszahlungen 3 × 120,00 €

−360,00 €

Nachzahlung

177,30 €

Dass nach einem Winterquartal eine Nachzahlung herauskommt, ist typisch: Die Vorauszahlungen sind jeden Monat gleich hoch, die Heizkosten fallen aber vor allem im Winter an. Bei Herrn Aydin ist es umgekehrt. Sein Kostenanteil liegt bei 971,30 €, vorausgezahlt hat er 1.040,00 €, er bekommt also 68,70 € zurück.

So verteilen sich die Kosten der Wohnung über das Jahr:

	Frau Keller	Leerstand	Herr Aydin
Grundsteuer	64,07 €	21,35 €	174,42 €
Müllabfuhr	27,00 €	9,00 €	147,00 €
Wasser und Abwasser	72,00 €	0,00 €	248,00 €
Heizkosten	374,23 €	33,26 €	401,88 €
Kostenanteil	537,30 €	63,61 €	971,30 €

Wo Excel danebenliegt

Eine Nebenkostenabrechnung in Excel funktioniert, solange das ganze Jahr dieselben Mieter im Haus wohnen. Beim Mieterwechsel passieren diese Fehler:

• Monate statt Tage. Die Formel teilt durch zwölf und weicht damit bei jedem Wechsel um Cent oder Euro ab.
• Leerstand wird herausgerechnet. Die leere Wohnung wird aus der Gesamtfläche gestrichen, und die Nachbarn zahlen mehr.
• Personen zum Stichtag. Gezählt wird die Belegung am Jahresende statt über das Jahr.
• Heizkosten in einem Topf. Verbrauch und Grundkosten werden gemeinsam nach Zeit geteilt, obwohl abgelesen wurde.
• Vorauszahlungen für zwölf Monate. Angesetzt wird die Jahressumme statt der gezahlten Monate.
• Kaufmännisch gerundet. Jeder Anteil wird auf den nächsten Cent gerundet, und am Ende zahlen die Mieter zusammen mal einen Cent zu viel. Richtig ist abrunden: Kein Mieter zahlt mehr, als auf ihn entfällt, und den Rest trägst du.

Wie weit eine Tabelle auch sonst trägt, zeigt der Ratgeber Nebenkostenabrechnung mit Excel.

Derselbe Fall, von Sivon gerechnet

Das Beispiel haben wir genau so in Sivon eingegeben: vier Wohnungen, vier Rechnungen, Ein- und Auszug und die Zählerstände vom Tag der Übergabe. Die Abrechnung für Frau Keller kommt auf dieselben 537,30 €, und zu jeder Position steht der Rechenweg dabei.