Umlagefähige Nebenkosten: was auf die Abrechnung darf

Erst der Mietvertrag, dann der Katalog

Betriebskosten trägt der Mieter nur, wenn ihr das vereinbart habt (§ 556 Abs. 1 BGB). Steht im Mietvertrag nichts dazu, bleiben die Lasten des Grundstücks bei dir (§ 535 Abs. 1 Satz 3 BGB). Der erste Blick gilt deshalb dem Mietvertrag, nicht der Rechnung.

Viel verlangt die Rechtsprechung dabei nicht. Es genügt, wenn der Mietvertrag dem Mieter „die Betriebskosten“ auferlegt oder auf die Betriebskostenverordnung verweist. Damit sind die Betriebskostenarten Nr. 1 bis 16 vereinbart, ohne dass du sie einzeln aufzählen musst (BGH, VIII ZR 137/15). Für sonstige Betriebskosten nach Nr. 17 gilt das nicht: Sie musst du im Mietvertrag einzeln benennen.

Was Betriebskosten sind, legt die Betriebskostenverordnung (BetrKV) fest: Kosten, die dir durch das Eigentum am Grundstück oder durch den Gebrauch des Gebäudes laufend entstehen (§ 1 Abs. 1 BetrKV). Mehr als Betriebskosten kannst du bei Wohnraum nicht über die Nebenkosten abrechnen. Eine Vereinbarung, die zum Nachteil des Mieters davon abweicht, ist unwirksam (§ 556 Abs. 5 BGB).

Der Katalog: die 17 Betriebskostenarten

§ 2 BetrKV zählt die Betriebskosten in 17 Nummern auf. Die Tabelle folgt dieser Reihenfolge und nennt jede Betriebskostenart so, wie Sivon sie auf der Abrechnung führt. Was dazugehört, steht in Kurzform daneben, zusammen mit einer Rechnung, wie sie typischerweise bei dir ankommt.

Suchst du eine bestimmte Rechnung, hilft die Suche deines Browsers: Strg + F, am Mac ⌘ + F, und dann das Stichwort, etwa „Schornstein“ oder „Versicherung“.

Nr.	Betriebs­kostenart	Was dazugehört
1	Laufende öffentliche Lasten des Grundstücks	vor allem die Grundsteuer Typische Rechnung: Grundsteuerbescheid der Gemeinde
2	Wasser­versorgung	Wasserverbrauch, Grundgebühren, Miete und Eichung der Wasserzähler, Kosten der Berechnung und Aufteilung Typische Rechnung: Jahresabrechnung des Wasserversorgers
3	Entwässerung	Gebühren für die Haus- und Grundstücks­entwässerung, Betrieb einer Entwässerungspumpe Typische Rechnung: Gebührenbescheid für das Abwasser
4	Heizung	Brennstoff, Betriebsstrom, Wartung und Reinigung der Anlage, Immissionsmessung, Miete und Eichung der Erfassungsgeräte, Kosten der Berechnung und Aufteilung. Bei Fernwärme das Entgelt für die Wärme Typische Rechnung: Gas- oder Öllieferung, Fernwärmerechnung, Wartung der Heizung, Rechnung des Messdienstes
5	Warmwasser	das Wasser und seine Erwärmung, bei einzelnen Warmwassergeräten ihre Reinigung und Wartung Typische Rechnung: Wartung von Boiler oder Durchlauferhitzer
6	Verbundene Heizungs- und Warmwasser­versorgungs­anlagen	die Kosten von Heizung und Warmwasser, wenn eine Anlage beides liefert Typische Rechnung: Heizkostenabrechnung des Messdienstes
7	Aufzug	Betriebsstrom, Überwachung und Pflege, regelmäßige Prüfung, Reinigung, Notruf Typische Rechnung: Wartungsvertrag, Prüfbericht, Notrufvertrag
8	Straßen­reinigung und Müll­beseitigung	Gebühren für Straßenreinigung und Müllabfuhr, entsprechende private Leistungen, Müllschlucker und Müllmengen­erfassung Typische Rechnung: Abgabenbescheid der Stadt, Rechnung des Entsorgers
9	Gebäude­reinigung und Ungeziefer­bekämpfung	Reinigung gemeinsam genutzter Gebäudeteile wie Flure, Treppen, Keller und Waschküche, dazu die Ungeziefer­bekämpfung Typische Rechnung: Treppenhausreinigung, Schädlingsbekämpfer
10	Gartenpflege	Pflege gärtnerisch angelegter Flächen, Erneuerung von Pflanzen und Gehölzen, Pflege von Spielplätzen sowie von Zugängen und Zufahrten ohne öffentlichen Verkehr Typische Rechnung: Rechnung des Gärtners
11	Beleuchtung	Strom für die Außenbeleuchtung und für gemeinsam genutzte Gebäudeteile wie Flure, Treppen und Keller Typische Rechnung: Abrechnung für den Allgemeinstrom
12	Schornstein­reinigung	Kehrgebühren, soweit sie nicht schon bei der Heizung stehen Typische Rechnung: Rechnung des Schornsteinfegers
13	Sach- und Haftpflicht­versicherung	Versicherung des Gebäudes gegen Feuer-, Sturm-, Wasser- und Elementarschäden, Glasversicherung, Haftpflicht für Gebäude, Öltank und Aufzug Typische Rechnung: Beitragsrechnung der Wohngebäude­versicherung
14	Hauswart	Vergütung und Sozialbeiträge, ohne den Anteil für Reparaturen und Verwaltung Typische Rechnung: Rechnung des Hausmeisterdienstes, Lohnabrechnung
15	Gemeinschafts­antenne und Breitbandnetz	Betriebsstrom, bei der Gemeinschaftsantenne ihre regelmäßige Prüfung, bei Glasfaser das Bereitstellungs­entgelt. Kabelgebühren seit dem 01.07.2024 nicht mehr Typische Rechnung: Stromkosten der Anlage, Glasfaser-Bereitstellungs­entgelt
16	Wäschepflege	Betriebsstrom, Pflege, Reinigung und Prüfung gemeinschaftlicher Waschmaschinen und Trockner, dazu ihr Wasser Typische Rechnung: Wartung der Waschmaschine in der Waschküche
17	Sonstige Betriebskosten	laufende Betriebskosten, die Nr. 1 bis 16 nicht erfassen, wenn der Mietvertrag sie benennt Typische Rechnung: Dachrinnenreinigung, Wartung der Rauchwarnmelder, Prüfung der Elektroanlage

Steht deine Rechnung in der Tabelle, ist erst die halbe Frage beantwortet. Wie du die Kosten auf die Wohnungen verteilst, bestimmt der Umlageschlüssel.

Was bei dir bleibt

Zwei Gruppen von Kosten nimmt die Verordnung ausdrücklich aus: Verwaltung sowie Instandhaltung und Instandsetzung (§ 1 Abs. 2 BetrKV). Bankgebühren und Rücklagen fallen darunter, auch wenn die Verordnung sie nicht beim Namen nennt. Und der Leerstand ist dein Risiko als Vermieter.

Kosten	Zum Beispiel	Warum sie bei dir bleiben
Verwaltung	Honorar der Haus­verwaltung, deine eigene Verwaltungs­arbeit	§ 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV nimmt Verwaltungs­kosten aus
Instand­haltung und Instand­setzung	Reparaturen, Ersatz defekter Teile, Beseitigung von Graffiti	§ 1 Abs. 2 Nr. 2 BetrKV nimmt sie aus
Bank­gebühren	Kontoführung für das Konto des Hauses	Sie gehören zur Verwaltung und stehen nicht im Katalog
Rücklagen	Erhaltungs­rücklage der Eigentümer­gemeinschaft	Geld für künftige Reparaturen, also Instand­haltung
Leerstand	der Anteil einer leer stehenden Wohnung an den Kosten des Hauses	Das Risiko, nicht zu vermieten, trägst du (BGH, VIII ZR 159/05)

Einzelne Verwaltungs- und Mietkosten lässt der Katalog trotzdem zu, weil er sie ausdrücklich nennt: die Kosten der Berechnung und Aufteilung bei Wasser, Heizung und Müll oder die Miete für Wasserzähler und Heizkostenverteiler. Das sind Ausnahmen. Auf andere Kosten lassen sie sich nicht übertragen (BGH, VIII ZR 379/20).

Sechs Fälle, die oft falsch eingeordnet werden

Hauswart: Reparaturen und Verwaltung abziehen

Was du dem Hauswart zahlst, ist umlagefähig, soweit seine Arbeit nicht Instandhaltung, Instandsetzung, Erneuerung, Schönheitsreparaturen oder die Hausverwaltung betrifft (§ 2 Nr. 14 BetrKV). Repariert er auch, oder nimmt er dir Verwaltungsarbeit ab, ziehst du diesen Anteil ab.

Ein pauschaler Abzug trägt dabei nicht weit. Der Bundesgerichtshof ließ einen pauschalen Abzug von 10 % nicht genügen, nachdem die Mieter ihn bestritten hatten. Du musst nachvollziehbar aufschlüsseln können, welcher Teil der Kosten auf welche Arbeiten entfällt. Maßgeblich ist die Zeit, die der Hauswart tatsächlich für die jeweiligen Arbeiten braucht. Der Vertrag mit ihm ist dafür nur ein Indiz (BGH, VIII ZR 27/07).

Lass dir deshalb aufschreiben, wie viele Stunden auf welche Arbeiten entfallen. Und rechne nichts doppelt ab: Mäht der Hauswart den Rasen oder putzt er das Treppenhaus, stehen diese Arbeiten bei den Hauswartkosten und nicht noch einmal unter Gartenpflege oder Gebäudereinigung (§ 2 Nr. 14 BetrKV).

Wartung oder Reparatur

Die Grenze verläuft zwischen Prüfen und Beheben. Was regelmäßig anfällt, um eine Anlage zu prüfen, einzustellen oder zu reinigen, ohne dass eine Störung der Anlass ist, sind Betriebskosten. Was anfällt, weil etwas defekt, abgenutzt oder verstopft ist, ist Instandhaltung und Instandsetzung und bleibt bei dir (§ 1 Abs. 2 Nr. 2 BetrKV; BGH, VIII ZR 123/06).

Umlagefähig	Nicht umlagefähig
die jährliche Wartung der Heizung	der Austausch der defekten Pumpe
die Dachrinnenreinigung, die regelmäßig nötig ist, weil hohe Bäume am Haus stehen	die einmalige Reinigung aus besonderem Anlass und das Beseitigen einer Verstopfung (BGH, VIII ZR 167/03)
die wiederkehrende Prüfung der Elektroanlage (BGH, VIII ZR 123/06)	die Reparatur, die nach der Prüfung fällig wird
die Reinigung des Treppenhauses	die Beseitigung von Graffiti

Die Dachrinnenreinigung und die Prüfung der Elektroanlage sind sonstige Betriebskosten. Umlegen kannst du sie also nur, wenn der Mietvertrag sie benennt.

Zwei Dinge werden dabei oft übersehen. Laufend heißt nicht jährlich: Auch ein Turnus von mehreren Jahren genügt. Und vorbeugen ist nicht dasselbe wie prüfen: Tauschst du ein Teil vorsorglich aus, bevor es ausfällt, ist das Instandhaltung (BGH, VIII ZR 123/06).

Deckt ein Wartungsvertrag auch Reparaturen und Ersatzteile ab, wie der Vollwartungsvertrag für einen Aufzug, ist nur der Anteil für die Wartung umlagefähig, weil Reparaturen keine Betriebskosten sind. Den Rest ziehst du ab, und wie beim Hauswart solltest du erklären können, wie du auf den Abzug kommst.

Gartenpflege und Baumfällung

Zur Gartenpflege gehört die Pflege der gärtnerisch angelegten Flächen einschließlich der Erneuerung von Pflanzen und Gehölzen (§ 2 Nr. 10 BetrKV). Auch das Schneiden und Ausasten von Bäumen zählt dazu.

Lange umstritten war die Fällung. Der Bundesgerichtshof hat 2021 entschieden: Die Kosten für die Fällung eines morschen, nicht mehr standsicheren Baums sind grundsätzlich umlagefähige Kosten der Gartenpflege. Dass eine Fällung nur alle paar Jahre vorkommt und dann teuer ist, ändert daran nichts (BGH, VIII ZR 107/20). Offengelassen hat das Gericht, ob du besonders hohe Kosten im Ausnahmefall über mehrere Jahre verteilen musst. Und über einen gesunden Baum, der nur im Weg steht, hat es nicht entschieden.

Der Garten muss den Mietern gemeinsam zur Verfügung stehen. Flächen, die du allein nutzt oder die nur einem Mieter überlassen sind, gehören nicht in die Abrechnung der anderen. Ob ein Mieter den gemeinsamen Garten tatsächlich nutzt, spielt dagegen keine Rolle (BGH, VIII ZR 107/20).

Rauchwarnmelder: Miete nein, Wartung ja

Mietest du die Rauchwarnmelder, statt sie zu kaufen, kannst du die Miete nicht umlegen. Der Bundesgerichtshof stellt die Mietkosten dem Kauf gleich, und Anschaffungskosten sind keine Betriebskosten (BGH, VIII ZR 379/20).

Anders die Wartung. Die Kosten für die regelmäßige Prüfung, ob die Geräte betriebsbereit sind, sind sonstige Betriebskosten (BGH, VIII ZR 117/21). Wie alle sonstigen Betriebskosten müssen sie im Mietvertrag benannt sein. In jenem Fall genügte dem Gericht eine Klausel über die Kosten des Betriebs von Brandschutz- und Brandmeldeanlagen.

Auf der Rechnung des Dienstleisters stehen Miete und Wartung oft in einer Summe. Lass dir beide Beträge getrennt ausweisen und lege nur die Wartung um.

Kabelfernsehen seit Juli 2024

Bis zum 30.06.2024 konntest du die Gebühren für den Kabelanschluss des Hauses über die Nebenkosten abrechnen. Seit dem 01.07.2024 geht das nicht mehr: Das Nutzungsentgelt für eine fremde Antennenanlage, die Gebühren für die Kabelweitersendung und die laufenden monatlichen Grundgebühren für Breitbandanschlüsse zählen seither nicht mehr zu den Betriebskosten (§ 2 Nr. 15 BetrKV).

Umlagefähig bleibt der Betriebsstrom der Anlage, bei einer Gemeinschaftsantenne auch die regelmäßige Prüfung ihrer Betriebsbereitschaft. Für Anlagen, die ab dem 01.12.2021 errichtet wurden, gilt selbst das nicht.

Eine Ausnahme gibt es für Glasfaser. Ist die Verteilanlage im Haus vollständig über Glasfaser angeschlossen und kann der Mieter seinen Anbieter frei wählen, sind der Betriebsstrom und das Bereitstellungsentgelt umlagefähig (§ 2 Nr. 15 Buchstabe c BetrKV). Das Entgelt trägt der Mieter nur, wenn die Maßnahme wirtschaftlich umgesetzt wurde (§ 556 Abs. 3a BGB).

Reicht eine Rechnung über den Stichtag, ist nur der Teil bis zum 30.06.2024 umlagefähig.

Leerstand

Steht eine Wohnung leer, zahlt dir niemand ihre Nebenkosten. Auf die anderen Mieter verteilen darfst du diesen Anteil trotzdem nicht, denn das Risiko, nicht zu vermieten, liegt bei dir. Die leere Wohnung bleibt mit ihrer Fläche in der Verteilung, und was auf sie entfällt, trägst du (BGH, VIII ZR 159/05).

Das gilt auch für Kosten wie Wasser oder Müll, wenn du sie nach Wohnfläche abrechnest, weil der Verbrauch der einzelnen Wohnungen nicht erfasst wird. Hat jede Wohnung einen eigenen Wasserzähler, löst sich das Problem von selbst: In der leeren Wohnung läuft kein Wasser.

Wie du den Anteil des Leerstands nach Tagen ausrechnest, zeigt das Beispiel im Ratgeber zur Nebenkostenabrechnung bei Mieterwechsel.

Sonstige Betriebskosten: nur mit Namen im Mietvertrag

Nr. 17 ist der Auffangtatbestand des Katalogs: Betriebskosten, die laufend entstehen, aber in Nr. 1 bis 16 nicht vorkommen. Aus der Rechtsprechung gehören dazu die regelmäßige Dachrinnenreinigung, die wiederkehrende Prüfung der Elektroanlage und die Wartung der Rauchwarnmelder. Die Begründung der Verordnung nennt außerdem die Betriebskosten einer Sauna oder eines Schwimmbads.

Anders als bei Nr. 1 bis 16 genügt hier der Verweis auf die Betriebskostenverordnung nicht. Der Mieter muss dem Vertrag entnehmen können, welche Kosten auf ihn zukommen. Sonstige Betriebskosten sind deshalb nur umlagefähig, wenn der Mietvertrag sie im Einzelnen benennt (BGH, VIII ZR 167/03). Die Worte „sonstige Betriebskosten“ allein reichen nicht.

Und nicht alles, was regelmäßig anfällt, passt unter Nr. 17. Auch sonstige Betriebskosten müssen Betriebskosten sein. Verwaltung, Reparaturen und Anschaffungen werden auch unter diesem Namen nicht umlagefähig (BGH, VIII ZR 379/20).

Einordnen, verteilen, abrechnen

Steht fest, welche Rechnungen umlagefähig sind, bleiben zwei Fragen. Wie du die Kosten auf die Wohnungen verteilst, bestimmt der Umlageschlüssel. Und bis wann die Abrechnung beim Mieter sein muss, regelt die Abrechnungsfrist: zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums. Was du bis dahin nicht abgerechnet hast, kannst du in der Regel nicht mehr nachfordern (§ 556 Abs. 3 BGB). Alle Schritte in ihrer Reihenfolge zeigt der Ratgeber Nebenkostenabrechnung erstellen.

In Sivon gibst du jeder Position einer Rechnung eine Betriebskostenart: eine der 17 aus dem Katalog oder „Nicht umlagefähig“. Eine gemischte Rechnung teilst du in zwei Positionen, beim Hauswart etwa in den umlagefähigen Teil und den Teil für Reparaturen. Was unter „Nicht umlagefähig“ steht, zählt zur Rechnungssumme, erscheint aber auf keiner Abrechnung eines Mieters. Reicht eine Position unter „Gemeinschaftsantenne und Breitbandnetz“ über den 30.06.2024 hinaus, weist Sivon dich darauf hin.