Nebenkostenabrechnung: Frist für Vermieter und Mieter

Zwölf Monate ab dem Ende des Abrechnungszeitraums

Die Frist steht in § 556 Abs. 3 BGB: Die Abrechnung ist dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen. Gezählt wird also nicht ab dem Tag, an dem die letzte Rechnung bei dir eingeht, und nicht ab dem Auszug eines Mieters, sondern ab dem letzten Tag des Zeitraums, über den du abrechnest.

Rechnest du nach Kalenderjahr ab, endet der Abrechnungszeitraum 2025 am 31.12.2025. Die Abrechnung muss dann bis zum 31.12.2026 beim Mieter sein.

20252026

1. Abrechnungszeitraum 2025 01.01.2025 – 31.12.2025 365 Tage
2. Abrechnungsfrist 01.01.2026 – 31.12.2026 365 Tage

Der Abrechnungszeitraum muss nicht das Kalenderjahr sein. Rechnest du vom 01.07.2025 bis zum 30.06.2026 ab, endet die Frist am 30.06.2027.

Im Mietvertrag lässt sich die Frist nicht verlängern: Eine Vereinbarung, die zum Nachteil des Mieters von § 556 Abs. 3 BGB abweicht, ist unwirksam (§ 556 Abs. 5 BGB).

Auch bei einem Mieterwechsel beginnt die Frist nicht mit dem Auszug, sondern für alle Mieter mit dem Ende des Abrechnungszeitraums.

Was nach Fristablauf verloren ist und was nicht

Geht die Abrechnung dem Mieter zu spät zu, kannst du keine Nachforderung mehr geltend machen (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB). Die Nachforderung ist der Betrag, den der Mieter über seine Vorauszahlungen hinaus zahlen müsste, also das, was auf der Abrechnung als Nachzahlung steht.

Alles andere bleibt bestehen:

• Die Abrechnung schuldest du weiterhin. Der Mieter kann sie nach Fristablauf verlangen und einklagen. Bis er sie hat, darf er die laufenden Vorauszahlungen zurückhalten (BGH, VIII ZR 190/06).
• Ein Guthaben zahlst du aus. Die Frist schützt den Mieter, nicht dich. Hat er mehr vorausgezahlt, als an Kosten auf ihn entfällt, bekommt er die Differenz, egal wann du abrechnest.
• Die Vorauszahlungen darfst du noch verrechnen. Ausgeschlossen ist nur, was über die Summe der Vorauszahlungen hinausgeht. Wer verspätet abrechnet, verliert also die Nachzahlung, nicht den ganzen Kostenanteil (BGH, VIII ZR 57/04).

Ist das Mietverhältnis schon beendet, kann der Mieter ohne fristgerechte Abrechnung sogar die Vorauszahlungen für den Zeitraum zurückverlangen. Du behältst sie nur, soweit du die Abrechnung nachholst und die Kosten belegst (BGH, VIII ZR 57/04).

Mit der Verjährung hat die Abrechnungsfrist nichts zu tun: Eine rechtzeitig abgerechnete Nachforderung verjährt nach der regelmäßigen Frist von drei Jahren (§ 195 BGB).

Zugang: Ankommen zählt, nicht Abschicken

Die Frist ist nur gewahrt, wenn die Abrechnung dem Mieter innerhalb der zwölf Monate zugeht. Dass du sie rechtzeitig abgeschickt hast, genügt nicht (BGH, VIII ZR 107/08).

In dem Fall hatte die Vermieterin die Abrechnung nach eigenen Angaben am 21. Dezember zur Post gegeben. Bei den Mietern kam sie nicht an, und die Nachforderung war verloren. Der Bundesgerichtshof hat dazu zwei Dinge festgehalten:

• Ein aufgegebener Brief beweist keinen Zugang. Dass ein Brief zur Post gegeben wurde, spricht nicht dafür, dass er angekommen ist.
• Die Post arbeitet für dich. Verschickst du die Abrechnung per Post, wird dir ein Verschulden der Post zugerechnet. Verzögerungen und Verluste auf dem Postweg gehen damit in aller Regel zu deinen Lasten, auch wenn du sie nicht vorhersehen konntest.

Bestreitet der Mieter, die Abrechnung rechtzeitig bekommen zu haben, musst du den Zugang beweisen.

Ein Brief im Briefkasten geht an dem Tag zu, an dem üblicherweise mit der nächsten Leerung zu rechnen ist. Wer spät einwirft, riskiert, dass das erst der Folgetag ist. Ein Schreiben, das am Silvesternachmittag in den Briefkasten eines Büros geworfen wurde, ging nach dem Bundesgerichtshof erst am nächsten Werktag zu (BGH, XII ZR 148/05). Wirf die Abrechnung deshalb nicht erst am letzten Abend ein.

Wenn du die Verspätung nicht zu vertreten hast

Die Nachforderung bleibt erhalten, wenn du die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten hast (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB). Das ist eine Ausnahme, und du musst sie darlegen und beweisen.

Der typische Fall ist eine Rechnung, die du bis zum Fristablauf gar nicht haben konntest. Der Gesetzgeber hatte genau solche Fälle im Blick: Steuern oder Abgaben, die erst nach Ablauf der Abrechnungsperiode festgesetzt werden. Schickt dir das Finanzamt den Grundsteuerbescheid für 2025 erst im Jahr 2027, kannst du die Grundsteuer nicht früher umlegen, und das wird dir nicht vorgeworfen.

Die Ausnahme hält aber nicht unbegrenzt. Sobald das Hindernis weggefallen ist, musst du zügig abrechnen: in der Regel innerhalb von drei Monaten. Wer sich nach Eingang des Bescheids neun Monate Zeit lässt, hat die Verspätung doch zu vertreten und verliert die Nachforderung (BGH, VIII ZR 220/05).

Nicht entschuldigt bist du in diesen Fällen:

• Die Abrechnung geht auf dem Postweg verloren oder kommt verspätet an. Dass du sie rechtzeitig abgeschickt hast, entlastet dich nicht. Ein Verschulden der Post wird dir zugerechnet. Ob sie eines trifft, hängt vom Einzelfall ab, darlegen und beweisen musst aber du (BGH, VIII ZR 107/08).
• Die Jahresabrechnung der Eigentümergemeinschaft fehlt. Auch als Vermieter einer Eigentumswohnung rechnest du innerhalb der Frist ab, selbst wenn die Eigentümer über die Jahresabrechnung noch nicht beschlossen haben. Entlasten kannst du dich nur, wenn du konkret darlegst, was du unternommen hast, um rechtzeitig abrechnen zu können (BGH, VIII ZR 249/15).

Korrigieren nach Ablauf der Frist

Die Frist wahrst du mit einer formell ordnungsgemäßen Abrechnung. Ob sie inhaltlich in jedem Punkt stimmt, spielt für die Frist keine Rolle (BGH, VIII ZR 115/04). Formell ordnungsgemäß ist eine Abrechnung, die Einnahmen und Ausgaben geordnet zusammenstellt, sodass der Mieter sie nachprüfen kann. Bei einem Haus mit mehreren Wohnungen gehören dazu regelmäßig vier Angaben (BGH, VIII ZR 93/15):

• die Zusammenstellung der Gesamtkosten,
• die Umlageschlüssel und, soweit nötig, ihre Erläuterung,
• die Berechnung des Anteils des Mieters,
• der Abzug seiner geleisteten Vorauszahlungen.

Rechnest du mit einem anderen Umlageschlüssel ab, als im Mietvertrag vereinbart ist, dann ist das ein inhaltlicher Fehler, kein formeller. Einen inhaltlichen Fehler darfst du berichtigen, auch nach Fristablauf. Es kommt nur darauf an, wann du korrigierst und in welche Richtung:

• Innerhalb der Frist darfst du in jede Richtung korrigieren, auch zu Lasten des Mieters.
• Nach Ablauf der Frist darf die Korrektur das Ergebnis der fristgerechten Abrechnung nicht mehr übersteigen, weder insgesamt noch in den einzelnen Positionen. Zugunsten des Mieters korrigierst du jederzeit.

Zwei Fälle aus der Rechtsprechung zeigen, was das heißt. Eine Abrechnung endete fristgerecht mit einer Nachforderung von 658,01 €. Die Korrektur nach Fristablauf ergab 694,14 €. Zahlen musste der Mieter 658,01 €, die Differenz war verloren (BGH, VIII ZR 115/04). In einem anderen Fall wies die fristgerechte Abrechnung ein Guthaben von 208,73 € aus. Nach der Korrektur sollte der Mieter 115,06 € nachzahlen. Das Guthaben blieb ihm (BGH, VIII ZR 190/06).

Auch hier gilt die Ausnahme: Hast du den Fehler nicht zu vertreten, darfst du ihn auch nach Fristablauf noch zu Lasten des Mieters korrigieren.

Die Einwendungsfrist des Mieters

Für den Mieter läuft ebenfalls eine Frist. Einwendungen gegen die Abrechnung muss er dir spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach ihrem Zugang mitteilen. Danach kann er sie nicht mehr geltend machen, es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 Satz 5 und 6 BGB). Die Ausnahme ist dieselbe wie bei dir, nur mit umgekehrten Rollen.

Seine Frist beginnt mit dem Zugang, nicht mit dem Ende des Abrechnungszeitraums. Ein belegter Zugang hilft dir deshalb doppelt: Er zeigt, dass du deine Frist eingehalten hast, und er legt fest, ab wann die des Mieters läuft.

In diesen zwölf Monaten kann der Mieter die Abrechnung prüfen. Dazu darf er die Belege einsehen, auf denen sie beruht. Wie das abläuft und was du vorlegen musst, steht im Ratgeber zur Belegeinsicht.

Der Ausschluss reicht weit. Er gilt grundsätzlich sogar für Kosten, die du in der Wohnraummiete gar nicht umlegen darfst (BGH, VIII ZR 209/15). Verlassen solltest du dich darauf nicht: Solange die Frist läuft, kann der Mieter eine solche Position beanstanden, und du musst sie herausnehmen. Welche Kosten in die Abrechnung gehören, zeigt der Ratgeber zu den umlagefähigen Nebenkosten.

Warum du nicht bis Dezember warten solltest

Zwölf Monate sind viel Zeit, und trotzdem wird es jedes Jahr knapp, weil die Abrechnung liegen bleibt, bis sie drängt. Wer erst im Dezember abrechnet, hat keinen Spielraum mehr:

• Für Korrekturen. Fällt dir nach dem Versand ein Fehler auf, darfst du ihn nur innerhalb der Frist noch zu Lasten des Mieters berichtigen.
• Für den Zugang. Über die Feiertage triffst du den Mieter womöglich nicht an, und der Postweg geht in aller Regel auf dein Risiko.
• Für fehlende Unterlagen. Fehlt dir ein Beleg oder ein Zählerstand, bleibt keine Zeit mehr, ihn zu besorgen.

Welche Schritte bis zur fertigen Abrechnung anstehen, zeigt der Ratgeber Nebenkostenabrechnung erstellen.

Sivon überwacht die Frist nicht und erinnert dich nicht an sie. Den Termin trägst du dir selbst in den Kalender ein. Sivon nimmt dir das ab, was die Abrechnung sonst bis Dezember liegen lässt: den Aufwand. Du trägst Rechnungen, Mietverhältnisse und Zählerstände ein, und die Abrechnung für jede Wohnung rechnet sich daraus, mit jedem Rechenschritt zum Nachprüfen. Das ist an einem Nachmittag erledigt. Die Vorschau ist kostenlos, du siehst das Ergebnis also, bevor du etwas bezahlst.