Nebenkostenabrechnung erstellen: Schritt für Schritt

Schritt 1: Den Mietvertrag prüfen

Vor der ersten Rechnung steht der Mietvertrag. Er entscheidet, ob du überhaupt abrechnest und was du abrechnen darfst.

Abrechnen musst du, wenn dein Mieter Vorauszahlungen auf die Betriebskosten leistet: Über sie ist jährlich abzurechnen (§ 556 Abs. 3 Satz 1 BGB). Habt ihr stattdessen eine Pauschale vereinbart (§ 556 Abs. 2 BGB), rechnest du nicht ab. Erhöhen kannst du eine Pauschale nur, soweit der Mietvertrag das vorsieht (§ 560 Abs. 1 BGB).

Lies außerdem nach, welche Kosten der Mietvertrag auf den Mieter überträgt. Betriebskosten trägt er nur, wenn ihr das vereinbart habt (§ 556 Abs. 1 BGB). Und notier dir, ob ein Umlageschlüssel vereinbart ist, etwa Personen für die Müllabfuhr. Beides brauchst du in den Schritten 3 und 4.

Schritt 2: Abrechnungszeitraum festlegen, Frist notieren

Der Abrechnungszeitraum ist das Jahr, über das du abrechnest. Meist ist es das Kalenderjahr. Es kann auch ein anderes Jahr sein, etwa vom 01.07. bis zum 30.06. Leg ihn für das ganze Haus einheitlich fest, denn die Rechnungen des Hauses verteilst du nur einmal.

Mit dem Ende des Abrechnungszeitraums beginnt deine Frist. Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats danach zugehen (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB). Für das Kalenderjahr 2025 ist das der 31.12.2026. Kommt sie später an, kannst du keine Nachzahlung mehr verlangen, es sei denn, du hast die Verspätung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB).

Trag dir den Termin jetzt ein, und zwar nicht den letzten Tag, sondern einen mit Abstand davor. Wie du die Frist zählst, was nach ihrem Ablauf verloren ist und wann eine Verspätung entschuldigt ist, steht im Ratgeber zur Abrechnungsfrist.

Schritt 3: Belege sammeln und aussortieren

Such alle Rechnungen und Bescheide zusammen, die im Abrechnungszeitraum für das Haus angefallen sind: den Grundsteuerbescheid, die Abrechnungen für Wasser, Abwasser und Müll, die Versicherung, Brennstoff oder Fernwärme, die Wartungen und den Strom für Flur und Keller. Leg zu jeder Rechnung den Zahlungsbeleg dazu. Beides brauchst du noch einmal in Schritt 9.

Dann sortierst du aus. Auf die Abrechnung gehören nur Betriebskosten: Kosten, die dir durch das Eigentum am Grundstück oder durch den Gebrauch des Gebäudes laufend entstehen (§ 1 Abs. 1 BetrKV). § 2 BetrKV zählt sie in 17 Nummern auf, von der Grundsteuer bis zu den sonstigen Betriebskosten. Verwaltung, Instandhaltung und Instandsetzung gehören nicht dazu (§ 1 Abs. 2 BetrKV): Die jährliche Wartung der Heizung rechnest du ab, den Austausch der defekten Pumpe zahlst du selbst.

Manche Rechnungen enthalten beides. Dann gehört nur der umlagefähige Teil auf die Abrechnung, beim Hauswart also nicht der Anteil für Reparaturen und Verwaltung (§ 2 Nr. 14 BetrKV). Den ganzen Katalog, die Kosten, die bei dir bleiben, und die Fälle, die oft falsch eingeordnet werden, findest du im Ratgeber zu den umlagefähigen Nebenkosten.

Schritt 4: Den Umlageschlüssel je Betriebskostenart wählen

Der Umlageschlüssel legt fest, wie du eine Rechnung auf die Wohnungen verteilst. Er gilt je Betriebskostenart, nicht für die ganze Abrechnung: Die Grundsteuer kannst du nach Wohnfläche verteilen und das Wasser nach Verbrauch.

Zuerst gilt, was im Mietvertrag steht. Steht dort nichts, verteilst du nach dem Anteil der Wohnfläche. Kosten, deren Verbrauch erfasst wird, etwa Wasser mit einem Zähler je Wohnung, verteilst du nach diesem Verbrauch (§ 556a Abs. 1 BGB). Personen oder Einheiten kommen als Schlüssel nur in Frage, wenn sie vereinbart sind. Vermietest du eine Eigentumswohnung, gilt ohne Vereinbarung der Maßstab, nach dem die Eigentümer die Kosten untereinander verteilen (§ 556a Abs. 3 BGB).

Die Fläche des Hauses bleibt dabei vollständig. Eine leer stehende Wohnung zählt mit, und ihren Anteil trägst du (BGH, VIII ZR 159/05). Wann welcher Schlüssel passt, was du später ändern darfst und wie du Kosten umlegst, die nur einen Teil des Hauses betreffen, zeigt der Ratgeber zum Umlageschlüssel.

Schritt 5: Heizung und Warmwasser getrennt abrechnen

Für eine zentrale Heizung und eine zentrale Warmwasserversorgung wählst du den Schlüssel nicht frei. Hier gilt die Heizkostenverordnung, und sie geht dem Mietvertrag in aller Regel vor (§ 2 HeizkostenV). Du verteilst die Kosten auf der Grundlage des erfassten Verbrauchs (§ 6 Abs. 1 HeizkostenV): mindestens 50 und höchstens 70 % nach dem Verbrauch, den Rest nach der Wohn- oder Nutzfläche, bei der Wärme wahlweise nach dem umbauten Raum. Das gilt für die Wärme (§ 7 Abs. 1 HeizkostenV) und ebenso für das Warmwasser (§ 8 Abs. 1 HeizkostenV).

Liefert eine Anlage Wärme und Warmwasser zugleich, teilst du ihre Kosten zuerst zwischen beiden auf und verteilst dann jeden Teil für sich (§ 9 Abs. 1 HeizkostenV). Rechnest du entgegen der Verordnung nicht nach Verbrauch ab, darf der Mieter seinen Anteil um 15 % kürzen (§ 12 Abs. 1 HeizkostenV). Wie Verbrauchs- und Grundkosten gerechnet werden, zeigt der Ratgeber zum Mieterwechsel im Abschnitt Heizkosten: Verbrauch und Grundkosten getrennt.

Dazu kommen die CO₂-Kosten, die im Brennstoff stecken. Du teilst sie mit deinen Mietern, und wie viel du selbst trägst, hängt vom CO₂-Ausstoß des Gebäudes je Quadratmeter Wohnfläche ab (§ 5 CO₂KostAufG). In der Heizkostenabrechnung weist du den Anteil des Mieters, die Einstufung des Gebäudes und die Berechnungsgrundlagen aus. Fehlen sie, darf der Mieter seinen Anteil an den Heizkosten um 3 % kürzen (§ 7 Abs. 3 und 4 CO₂KostAufG). Wie du die Stufe bestimmst und deinen Anteil abziehst, rechnet der Ratgeber zum Aufteilen der CO₂-Kosten an einem Beispiel durch.

Schritt 6: Mieterwechsel und Leerstand einrechnen

Ist im Abrechnungszeitraum ein Mieter aus- oder eingezogen, bleibt es bei demselben Zeitraum und derselben Frist. Zu einer Teilabrechnung beim Auszug bist du nicht verpflichtet (§ 556 Abs. 3 Satz 4 BGB). Jeder Mieter bekommt eine eigene Abrechnung über den Teil der Kosten, der auf seine Mietzeit entfällt.

Wie du teilst, hängt von der Betriebskostenart ab. Kosten ohne Verbrauchsbezug wie Grundsteuer oder Versicherung teilst du nach Tagen auf. Für alles, was ein Zähler erfasst, brauchst du den Stand am Tag des Wechsels. Bei den Heizkosten ist diese Zwischenablesung vorgeschrieben, und die Grundkosten teilst du nach Gradtagszahlen oder nach Zeit auf (§ 9b HeizkostenV).

Steht die Wohnung zwischen zwei Mietern leer, trägst du, was auf diese Zeit entfällt (BGH, VIII ZR 159/05). Der Ratgeber zur Nebenkostenabrechnung bei Mieterwechsel rechnet das an einem Beispiel durch: eine Wohnung, zwei Mieter, ein Monat Leerstand.

Schritt 7: Vorauszahlungen abziehen, Ergebnis nennen

Zähl für jeden Mieter zusammen, was nach den Schritten 3 bis 6 auf ihn entfällt. Das ist sein Kostenanteil. Davon ziehst du die Vorauszahlungen ab, die er für den Abrechnungszeitraum tatsächlich geleistet hat. Setzt du stattdessen die vereinbarten Vorauszahlungen an, ist das ein inhaltlicher Fehler der Abrechnung (BGH, VIII ZR 93/15).

Ist der Kostenanteil höher als die Vorauszahlungen, ergibt sich eine Nachzahlung. Ist er niedriger, bekommt dein Mieter das Guthaben. Nenn das Ergebnis als einen Betrag am Ende der Abrechnung.

Nach der Abrechnung darf jede Seite die Vorauszahlungen anpassen: durch eine Erklärung in Textform, auf eine angemessene Höhe (§ 560 Abs. 4 BGB). Liegt das Ergebnis weit neben den Vorauszahlungen, ist jetzt der Zeitpunkt dafür.

Schritt 8: Prüfen, ob die Abrechnung formell vollständig ist

Bevor die Abrechnung das Haus verlässt, prüfst du ihre Form. Formell ordnungsgemäß ist sie, wenn sie Einnahmen und Ausgaben geordnet zusammenstellt (§ 259 BGB). Bei einem Haus mit mehreren Wohnungen gehören dazu regelmäßig vier Angaben (BGH, VIII ZR 93/15):

• die Zusammenstellung der Gesamtkosten,
• die Umlageschlüssel und, soweit nötig, ihre Erläuterung,
• die Berechnung des Anteils des Mieters,
• der Abzug seiner geleisteten Vorauszahlungen.

Hoch hängt der Bundesgerichtshof die Form nicht. Als Gesamtkosten genügt je Betriebskostenart der Betrag, den du auf die Mieter des Hauses umlegst. Hast du vorher einen nicht umlagefähigen Anteil abgezogen, musst du diesen Rechenschritt in der Abrechnung nicht zeigen. Ob der Betrag stimmt, ist eine Frage des Inhalts, und die prüft dein Mieter anhand der Belege. Seine frühere, strengere Linie hat das Gericht 2016 aufgegeben (BGH, VIII ZR 93/15).

Der Unterschied zwischen Form und Inhalt hat Folgen. Nur eine formell ordnungsgemäße Abrechnung wahrt die Frist aus Schritt 2. Einen inhaltlichen Fehler, etwa einen falschen Umlageschlüssel, darfst du später berichtigen, nach Ablauf der Frist aber in der Regel nicht mehr zu Lasten des Mieters (BGH, VIII ZR 115/04).

Schritt 9: Zustellen und die Belege bereithalten

Die Frist wahrst du nur, wenn die Abrechnung deinem Mieter innerhalb der zwölf Monate zugeht. Dass du sie rechtzeitig abgeschickt hast, genügt nicht, und ein Verschulden der Post wird dir zugerechnet (BGH, VIII ZR 107/08). Übergib die Abrechnung deshalb persönlich und lass dir den Empfang quittieren, oder lass sie von einem Boten einwerfen, der Datum und Uhrzeit notiert. Mehr dazu steht im Ratgeber zur Abrechnungsfrist im Abschnitt Zugang: Ankommen zählt, nicht Abschicken.

Mit dem Zugang beginnt die Frist deines Mieters: Er hat zwölf Monate Zeit für Einwendungen (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB). Um die Abrechnung zu prüfen, darf er die Belege einsehen, auf denen sie beruht, auch die Zahlungsbelege (BGH, VIII ZR 118/19). Beilegen musst du sie nicht. Zeigen musst du sie, wenn er es verlangt, und du darfst sie elektronisch bereitstellen (§ 556 Abs. 4 BGB).

Solange du einem berechtigten Verlangen nicht nachkommst, muss dein Mieter die Nachzahlung nicht leisten (BGH, VIII ZR 189/17). Heb die Rechnungen und Zahlungsbelege aus Schritt 3 deshalb so auf, dass du sie schnell zeigen kannst. Was du vorlegen musst, in welcher Form und wo, steht im Ratgeber zur Belegeinsicht.

Mehrere Wohnungen: erst das Haus, dann jede Abrechnung

Hat dein Haus mehrere Wohnungen, rechnest du nicht Wohnung für Wohnung ab. Du gehst die neun Schritte einmal für das Haus durch und leitest daraus die einzelnen Abrechnungen ab.

• Erst die Gesamtkosten. Du stellst je Betriebskostenart zusammen, was für das ganze Haus angefallen ist, und verteilst diesen Betrag nach dem Umlageschlüssel. Die Abrechnungen aller Mieter gehen von denselben Gesamtkosten und derselben Berechnungsbasis aus.
• Eine Abrechnung je Mietverhältnis. Jeder Mieter bekommt seine eigene Abrechnung mit seinem Anteil und seinen Vorauszahlungen. Haben in einer Wohnung im Abrechnungszeitraum zwei Mieter nacheinander gewohnt, sind das zwei Abrechnungen.
• Deine eigene Wohnung zählt mit. Wohnst du selbst im Haus, bleibt deine Wohnung in der Verteilung. Verteilst du nach Wohnfläche, ist der Maßstab die Gesamtwohnfläche des Gebäudes, nicht nur die vermietete Fläche. Entschieden hat der Bundesgerichtshof das für leer stehende Wohnungen (BGH, VIII ZR 159/05). Den Anteil deiner Wohnung trägst du selbst.

Für die Heizkosten gilt in einem kleinen Haus eine Besonderheit: Hat das Gebäude höchstens zwei Wohnungen und bewohnst du eine davon selbst, dürft ihr im Mietvertrag von der Heizkostenverordnung abweichen (§ 2 HeizkostenV).

In Sivon ist das der normale Weg. Du trägst jede Rechnung einmal für das Haus ein, dazu die Mietverhältnisse und die Zählerstände. Daraus entsteht für jedes Mietverhältnis eine eigene Abrechnung, mit jedem Rechenschritt zum Nachprüfen. Die Vorschau ist kostenlos, du siehst das Ergebnis also, bevor du etwas bezahlst.