Nebenkostenabrechnung mit Excel: wie weit es trägt

Was eine korrekte Tabelle braucht

Eine Nebenkostenabrechnung ist im Kern eine Tabelle. Jede Betriebskostenart bekommt eine Zeile, und jede Zeile beantwortet dieselben Fragen:

• Gesamtkosten: Was hat das Haus für diese Kostenart bezahlt?
• Schlüssel: Wonach wird verteilt, etwa nach Wohnfläche, Personen oder Verbrauch?
• Bezugsgröße: Wie viel davon hat das ganze Haus, wie viel die Wohnung?
• Anteil: Welcher Bruchteil entfällt damit auf den Mieter?
• Betrag: Was zahlt der Mieter für diese Kostenart?

Unter der letzten Zeile ziehst du die Vorauszahlungen ab, die der Mieter im Abrechnungszeitraum geleistet hat. Was übrig bleibt, ist die Nachzahlung oder das Guthaben.

Eine Probe gehört dazu: Rechnest du die Anteile aller Wohnungen und deinen eigenen für Leerstand zusammen, müssen sie für jede Kostenart den Rechnungsbetrag ergeben. Fehlen nur die wenigen Cent, die das Abrunden übrig lässt, stimmt die Rechnung; ist es mehr, oder kommt ein Cent zu viel heraus, stimmt etwas nicht.

Der einfache Fall: Das trägt eine Tabelle

Wohnen das ganze Jahr dieselben Mieter im Haus und gibt es keine zentrale Heizung, deren Kosten du verteilen musst, ist die Abrechnung überschaubar. Dafür reicht eine Tabelle, und es spricht nichts dagegen, sie zu benutzen.

Zur Veranschaulichung ein Haus mit drei Wohnungen, 60, 80 und 100 m², zusammen 240 m². Alle Kosten werden nach Wohnfläche verteilt. Die Wohnung mit 80 m² trägt damit 80 von 240 m², also ein Drittel. Das Beispiel haben wir genau so in Sivon eingegeben, und die Beträge sind die aus Sivons Abrechnung für diese Wohnung. Sie sind so gewählt, dass du sie im Kopf nachrechnen kannst:

Betriebskostenart	Gesamtkosten	Schlüssel	Anteil	Betrag
Grundsteuer	720,00 €	Wohnfläche	80 von 240 m²	240,00 €
Müllbeseitigung	480,00 €	Wohnfläche	80 von 240 m²	160,00 €
Gebäudeversicherung	960,00 €	Wohnfläche	80 von 240 m²	320,00 €
Kostenanteil	2.160,00 €			720,00 €

Kostenanteil

720,00 €

Vorauszahlungen 12 Monate × 55,00 €

− 660,00 €

Nachzahlung

60,00 €

Die Probe geht auf: Die Wohnungen mit 60 und 100 m² tragen 540,00 € und 900,00 €, zusammen mit den 720,00 € sind das die 2.160,00 € des Hauses.

Wo die Tabelle wächst: Die Komplexität kommt aus dem Gesetz

Am Rechnen scheitert Excel nicht. Aufwendig wird es, weil jede Regel des Mietrechts einen weiteren Zweig in die Tabelle bringt. Keine davon ist für sich schwer. Schwer ist, sie alle richtig zu verbinden, und zwar für jede Wohnung und jede Kostenart.

Mieterwechsel: Tage statt Monate. Zieht ein Mieter im Laufe des Jahres aus, trägt jeder Mieter die Kosten für seine Tage, und den Leerstand dazwischen trägst du. Eine Formel, die durch zwölf Monate teilt, liegt bei jedem Wechsel daneben. Wie du richtig aufteilst, zeigt der Ratgeber zum Mieterwechsel.

Personen über das Jahr. Verteilst du nach Personen, zählt nicht die Belegung am Jahresende, sondern wie viele Personen wie lange in der Wohnung gewohnt haben. Die Tabelle braucht dafür Personentage statt einer Zahl je Wohnung. Auch das steht im Ratgeber zum Mieterwechsel.

Kosten für einen Teil des Hauses. Betrifft eine Kostenart nur einen Teil des Hauses, etwa einen Garten, den nicht alle nutzen dürfen, wird sie nur über diesen Teil verteilt. Die Bezugsgröße ist dann eine andere als in den übrigen Zeilen. Wann das gilt, steht im Ratgeber zum Umlageschlüssel.

Heizkosten in zwei Teilen. Die Kosten der zentralen Heizung verteilst du zu 50 bis 70 Prozent nach Verbrauch und den Rest nach einem festen Maßstab (§ 7 HeizkostenV). Wechselt der Mieter, teilst du den Verbrauch nach der Zwischenablesung und die übrigen Kosten nach Gradtagszahlen oder nach Zeit (§ 9b HeizkostenV). Aus einer Zeile werden so mehrere. Die Rechnung steht im Ratgeber zum Mieterwechsel.

Die CO₂-Stufe. Einen Teil der CO₂-Kosten der Heizung trägst du selbst, je nach Stufe des Gebäudes. In der Heizkostenabrechnung musst du den Anteil des Mieters, die Einstufung und die Berechnungsgrundlagen ausweisen. Fehlen sie, darf der Mieter seinen Heizkostenanteil um 3 Prozent kürzen (§ 7 Abs. 3 und 4 CO₂KostAufG). Wie du die Stufe bestimmst, zeigt der Ratgeber CO₂-Kosten aufteilen.

Was überhaupt hineingehört. Nicht jede Rechnung, die das Haus betrifft, darfst du umlegen. Reparaturen und Verwaltung bleiben bei dir, und bei manchen Rechnungen ist nur ein Teil umlagefähig. Bevor eine Rechnung in die Tabelle kommt, sortierst du sie ein, wie im Ratgeber zu den umlagefähigen Nebenkosten beschrieben.

Runden zugunsten der Mieter. Rundest du jeden Anteil kaufmännisch auf den Cent, zahlen die Mieter zusammen mal einen Cent zu wenig und mal einen zu viel. Zu viel darfst du nicht verlangen, denn umlegen darfst du nur die Kosten, die tatsächlich angefallen sind. Runde deshalb jeden Anteil ab, in Excel mit ABRUNDEN statt RUNDEN. Die Cent, die dann bis zur Rechnungssumme fehlen, trägst du. Einer Wohnung schlägst du sie nicht zu, auch wenn die Probe dann aufginge. Der Ratgeber zum Mieterwechsel zählt das Runden zu den Fehlern, die eine Tabelle oft macht.

Die Gesetze ändern sich

Eine Tabelle, die du einmal richtig gebaut hast, bleibt nicht von selbst richtig. Allein in den letzten Jahren hat sich mehrfach geändert, was in eine Nebenkostenabrechnung gehört:

• Seit 2023: CO₂-Kosten teilen. Für jeden Abrechnungszeitraum der Heizkosten, der am oder nach dem 01.01.2023 beginnt, teilst du die CO₂-Kosten mit deinen Mietern (§ 11 Abs. 2 CO₂KostAufG). Eine ältere Tabelle kennt diese Rechnung nicht.
• Seit 01.07.2024: keine Kabelgebühren mehr. Das Nutzungsentgelt für eine fremde Antennenanlage, die Gebühren für die Kabelweitersendung und die laufenden Grundgebühren für Breitbandanschlüsse sind nur bis zum 30.06.2024 umlagefähig (§ 2 Nr. 15 BetrKV). Die Zeile für das Kabelfernsehen muss also heraus, bei einer Rechnung über den Stichtag zum Teil.
• Seit 01.01.2025: Belege elektronisch. Du darfst die Belege elektronisch bereitstellen (§ 556 Abs. 4 Satz 2 BGB).
• Ab 01.01.2028: hälftige Teilung bei neuen Gas- und Ölheizungen. Für Wohnraum, der mit einer Heizung nach § 43 Abs. 1 des Gebäudemodernisierungsgesetzes versorgt wird, tragen Vermieter und Mieter die CO₂-Kosten und die Gasnetzentgelte je zur Hälfte, statt nach der Stufe (§ 5a Abs. 3 CO₂KostAufG). Mehr dazu im Ratgeber CO₂-Kosten aufteilen.

Eine Tabelle, an der du Stunden oder Tage gebaut hast, gibt dir keine Gewähr, dass sie im nächsten Jahr noch stimmt. Ob eine Änderung sie betrifft, musst du selbst verfolgen.

Was die Rechnung nicht abdeckt

Die Rechnung ist der sichtbarste Teil der Abrechnung. Deshalb liegt es nahe, sich ganz auf sie zu konzentrieren und den Rest zu übersehen. Selbst mit einer richtigen Tabelle, oder in einem Fall, der keine der Regeln oben braucht, ist die Arbeit damit nicht getan.

Der Brief. Eine Tabelle ist nicht das, was dein Mieter bekommt. Er bekommt eine Abrechnung, die er nachvollziehen kann. Bei einem Haus mit mehreren Wohnungen gehören dazu regelmäßig vier Angaben: die Zusammenstellung der Gesamtkosten, die Umlageschlüssel und, soweit nötig, ihre Erläuterung, die Berechnung seines Anteils und der Abzug seiner Vorauszahlungen (BGH, VIII ZR 93/15). Fehlt das, ist die Abrechnung formell nicht ordnungsgemäß. Was sonst noch zum Schreiben gehört, steht im Ratgeber Nebenkostenabrechnung erstellen.

Die Frist. Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Danach ist eine Nachforderung in der Regel ausgeschlossen (§ 556 Abs. 3 BGB). Wie du die Frist zählst und den Zugang belegst, steht im Ratgeber zur Abrechnungsfrist.

Die Belegeinsicht. Dein Mieter darf die Belege sehen, auf denen die Abrechnung beruht (§ 556 Abs. 4 BGB). Darauf hat eine Tabelle keine Antwort: Die Rechnungen und Zahlungsbelege musst du geordnet bereithalten. Was du vorlegen musst, steht im Ratgeber zur Belegeinsicht.

Zwei Wege

Selbst bauen. Du kannst die Abrechnung selbst in einer Tabelle rechnen. Im einfachen Fall ist das schnell gemacht. Wenn dein Haus Mieterwechsel, Heizkosten oder Kosten für einen Teil des Hauses hat, plane die Zweige oben ein, prüfe jedes Jahr, ob sich etwas geändert hat, und rechne mit dem Brief und den Belegen als eigener Arbeit. Die verlinkten Ratgeber zeigen jeweils, wie die richtige Rechnung aussieht.

Mit Sivon anfangen. In Sivon trägst du Rechnungen, Mietverhältnisse und Zählerstände ein. Die Regeln oben sind dort schon eingebaut, und aus der Rechnung wird der Brief mit jedem Rechenschritt zum Nachprüfen. Die Vorschau deiner Abrechnung ist kostenlos, du siehst das Ergebnis also, bevor du etwas bezahlst.