Umlageschlüssel für Nebenkosten: welcher gilt wann

Was der Umlageschlüssel regelt

Eine Nebenkostenabrechnung beantwortet für jede Rechnung zwei Fragen: Darfst du die Kosten überhaupt auf die Mieter umlegen, und wenn ja, wie verteilst du sie auf die Wohnungen? Die erste Frage klärt der Ratgeber zu den umlagefähigen Nebenkosten. Die zweite beantwortet der Umlageschlüssel. Wo beide im Ablauf einer Abrechnung stehen, zeigt der Ratgeber Nebenkostenabrechnung erstellen.

Ein Schlüssel gilt nie für die ganze Abrechnung, sondern für eine Betriebskostenart. Die Grundsteuer kannst du nach Wohnfläche verteilen, das Wasser nach Verbrauch und den Müll nach Personen, solange der Mietvertrag es so vorsieht.

Die vier Schlüssel und wann sie passen

Schlüssel	Passt für	Typische Falle
Wohnfläche	Kosten des Gebäudes: Grundsteuer, Versicherung, Hausreinigung	Leere Wohnungen aus der Gesamtfläche streichen
Personen	Kosten, die mit der Zahl der Bewohner steigen: Müll, Wasser ohne Zähler	Belegung nur am Stichtag zählen
Einheiten	Kosten, die je Wohnung gleich anfallen	Die kleine Wohnung zahlt so viel wie die große
Verbrauch	Alles, was ein Zähler erfasst: Wasser, Wärme	Fehlende Zählerstände

Wohnfläche

Der gesetzliche Normalfall und für die meisten Betriebskostenarten die richtige Wahl. Jede Wohnung trägt den Anteil, den ihre Fläche an der gesamten Wohnfläche des Hauses hat.

Die Falle ist der Leerstand: Gerechnet wird mit der Gesamtwohnfläche, auch wenn eine Wohnung leer steht. Was auf die leere Wohnung entfällt, zahlst du. Streichst du sie aus der Summe, zahlen die Nachbarn deinen Leerstand mit (BGH, VIII ZR 159/05).

Personen

Passt, wenn die Kosten mit der Zahl der Bewohner steigen, etwa bei der Müllabfuhr. Eine Familie zu viert zahlt dann mehr als eine einzelne Person in einer gleich großen Wohnung.

Die Falle ist der Aufwand: Du musst über das ganze Jahr wissen, wie viele Personen in jeder Wohnung gewohnt haben. Zieht jemand zu oder aus, ändert sich die Verteilung für alle im Haus. Wer nur die Belegung am Jahresende zählt, liegt daneben.

Einheiten

Jede Wohnung trägt denselben Betrag. Das passt nur, wenn die Kosten wirklich je Wohnung gleich anfallen, unabhängig von Größe und Belegung.

Die Falle steckt in der Einfachheit: Der Schlüssel übersieht, wie groß eine Wohnung ist. Die Wohnung mit 57 m² zahlt genauso viel wie die mit 76 m².

Verbrauch

Der genaueste Schlüssel, wenn jede Wohnung einen Zähler hat. Wird der Verbrauch erfasst und steht im Mietvertrag nichts anderes, musst du nach einem Maßstab abrechnen, der den unterschiedlichen Verbrauch berücksichtigt (§ 556a Abs. 1 Satz 2 BGB).

Die Falle sind fehlende Zählerstände. Du brauchst für jede Wohnung den Stand am Anfang und am Ende des Abrechnungszeitraums, und bei einem Mieterwechsel zusätzlich den vom Tag der Übergabe.

Wenn der Mietvertrag nichts regelt: Wohnfläche

Habt ihr nichts vereinbart, legst du die Betriebskosten nach dem Anteil der Wohnfläche um (§ 556a Abs. 1 BGB). Davon gibt es zwei Ausnahmen, die das Gesetz selbst nennt: Kosten, deren Verbrauch erfasst wird, verteilst du nach diesem Verbrauch. Und wo eine andere Vorschrift den Maßstab vorgibt, gilt die, vor allem bei den Heizkosten.

Personen oder Einheiten kommen also nur in Frage, wenn sie im Mietvertrag stehen.

Vermietete Eigentumswohnung

Vermietest du eine Eigentumswohnung und habt ihr nichts anderes vereinbart, gilt nicht die Wohnfläche, sondern der Maßstab, nach dem die Eigentümergemeinschaft die Kosten unter den Eigentümern verteilt (§ 556a Abs. 3 BGB). Du findest ihn in der Jahresabrechnung der Hausverwaltung. Maßgeblich ist der jeweils geltende Maßstab: Ändert die Gemeinschaft ihn, ändert er sich auch für deinen Mieter. Nur wenn er billigem Ermessen widerspricht, gilt wieder die Wohnfläche.

Den Schlüssel später ändern

Ein vereinbarter Umlageschlüssel ist Teil des Mietvertrags. Ändern könnt ihr ihn nur gemeinsam (§ 311 Abs. 1 BGB).

Eine Ausnahme steht in § 556a Abs. 2 BGB. Auf eine Abrechnung nach erfasstem Verbrauch oder erfasster Verursachung darfst du allein umstellen, auch wenn im Mietvertrag etwas anderes steht. Das ist etwa der Fall, wenn du Wasserzähler in die Wohnungen einbauen lässt. Dafür gelten drei Bedingungen:

• Du erklärst die Umstellung in Textform: lesbar, mit deinem Namen und so, dass der Mieter die Erklärung aufbewahren kann, zum Beispiel als Brief oder E-Mail (§ 126b BGB).
• Die Erklärung ist nur vor Beginn eines Abrechnungszeitraums zulässig. Rückwirkend oder mitten im Jahr geht es nicht.
• Waren die Kosten bisher in der Miete enthalten, setzt du die Miete entsprechend herab.

Heizkosten: ein Schlüssel mit zwei Teilen

Bei einer zentralen Heizung hast du keine freie Wahl. Die Heizkostenverordnung schreibt vor, dass du mindestens 50 und höchstens 70 % der Kosten nach dem erfassten Verbrauch verteilst und den Rest nach der Wohn- oder Nutzfläche oder nach dem umbauten Raum (§ 7 Abs. 1 HeizkostenV). Der Umlageschlüssel hat hier also zwei Teile, zum Beispiel 70 % Verbrauch und 30 % Wohnfläche.

Wie du beide Teile rechnest, zeigt der Ratgeber zum Mieterwechsel im Abschnitt Heizkosten: Verbrauch und Grundkosten getrennt.

Kosten, die nur einen Teil des Hauses betreffen

Bisher ging es darum, nach welcher Größe du verteilst. Manchmal ist die Frage eine andere: auf welche Wohnungen überhaupt? Der Aufzug nützt dem Erdgeschoss wenig, und den Garten dürfen vielleicht nur die Mieter im Erdgeschoss nutzen.

Dann bleibt der Schlüssel derselbe, aber die Berechnungsbasis wird kleiner. Du teilst nicht mehr durch die Fläche des ganzen Hauses, sondern nur durch die Fläche der Wohnungen, die die Kosten tragen. In Sivon heißt so ein Kreis von Wohnungen Nutzergruppe.

Das Beispiel: ein Haus mit vier Wohnungen und zusammen 272 m² Wohnfläche. Alle Wohnungen sind das ganze Jahr 2025 vermietet. Zieht jemand mitten im Jahr aus oder ein, kommt zur Fläche die Aufteilung nach Tagen dazu, wie sie der Ratgeber zur Nebenkostenabrechnung bei Mieterwechsel zeigt.

Wohnung	Wohnfläche
Erdgeschoss links	76 m²
Erdgeschoss rechts	63 m²
Obergeschoss links	76 m²
Obergeschoss rechts	57 m²
Ganzes Haus	272 m²

Drei Rechnungen sind angefallen, alle nach Wohnfläche verteilt:

Rechnung	Betrag	Verteilt auf
Grundsteuer	1.240,00 €	das ganze Haus, 272 m²
Aufzugswartung	1.480,00 €	die Obergeschosse, 133 m²
Gartenpflege	960,00 €	das Erdgeschoss, 139 m²

Aufzug und Gartenpflege gehören beide zu den Betriebskosten, die du umlegen darfst (§ 2 Nr. 7 und 10 BetrKV).

Aufzug: Das Erdgeschoss darf mitzahlen, muss aber nicht

Die Kosten des Aufzugs darfst du nach Wohnfläche auf alle Wohnungen umlegen, auch auf das Erdgeschoss. Der Bundesgerichtshof hält das für zulässig, selbst wenn der Mieter im Erdgeschoss den Aufzug nicht braucht: Bei einem einheitlichen Maßstab lasse sich nicht vermeiden, dass manche Mieter von einer Einrichtung mehr haben als andere (BGH, VIII ZR 103/06).

Du darfst das Erdgeschoss aber ausnehmen. Das ist deine Entscheidung, keine Pflicht. Sie hat eine Folge: Die Obergeschosse tragen die Kosten dann allein und zahlen mehr, als sie nach der Fläche des ganzen Hauses zahlen müssten. Weil das vom gesetzlichen Maßstab abweicht, der Gesamtwohnfläche, muss es in den Mietverträgen dieser Mieter vereinbart sein (§ 556a Abs. 1 BGB).

Die Nutzergruppe „Obergeschosse“ besteht aus den Wohnungen Obergeschoss links mit 76 m² und Obergeschoss rechts mit 57 m². Die Berechnungsbasis ist 133 m² statt 272 m².

Aufzugswartung

1.480,00 €

Über das ganze Haus verteilt 57 von 272 m²

310,14 €

Nur über die Obergeschosse verteilt 57 von 133 m²

634,28 €

Der grau gesetzte Betrag ist der Vergleich: So viel wäre es, wenn das Erdgeschoss mitzahlt. Für alle vier Wohnungen sieht das so aus:

Wohnung	Über das ganze Haus	Nur Obergeschosse
Erdgeschoss links	413,52 €	–
Erdgeschoss rechts	342,79 €	–
Obergeschoss links	413,52 €	845,71 €
Obergeschoss rechts	310,14 €	634,28 €
Summe	1.479,97 €	1.479,99 €

Jeder Anteil ist auf den Cent abgerundet, damit kein Mieter mehr zahlt, als auf ihn entfällt. Die fehlenden Cent bis 1.480,00 € trägst du.

Garten: Wer ihn nicht nutzen darf, zahlt nicht

Beim Garten kommt es darauf an, wem er überlassen ist. Für einen gemeinschaftlichen Garten zahlen alle Mieter, auch wer ihn nicht nutzt oder nicht nutzen kann: Ein gepflegter Garten wertet das ganze Haus auf.

Anders ist es, wenn der Garten nur einzelnen Mietern zur alleinigen Nutzung überlassen ist, zum Beispiel den beiden Wohnungen im Erdgeschoss. Dann dürfen die anderen Mieter an den Kosten der Gartenpflege nicht beteiligt werden (BGH, VIII ZR 135/03). Die kleinere Berechnungsbasis ist hier Pflicht. Dasselbe gilt für einen Garten, den du selbst allein nutzt: Dessen Pflege zahlst du.

Die Nutzergruppe „Erdgeschoss“ besteht aus den Wohnungen Erdgeschoss links mit 76 m² und Erdgeschoss rechts mit 63 m². Die Berechnungsbasis ist 139 m² statt 272 m².

Gartenpflege

960,00 €

Über das ganze Haus verteilt 63 von 272 m²

222,35 €

Nur über das Erdgeschoss verteilt 63 von 139 m²

435,10 €

Die Wohnung Erdgeschoss links trägt mit 76 von 139 m² 524,89 €. Den Cent, der bis 960,00 € fehlt, trägst du. Die Obergeschosse zahlen für den Garten nichts.

Derselbe Fall, von Sivon gerechnet

Das Beispiel haben wir genau so in Sivon eingegeben: vier Wohnungen, drei Rechnungen und die beiden Nutzergruppen „Obergeschosse“ und „Erdgeschoss“. Bei der Aufzugswartung ist die Nutzergruppe „Obergeschosse“ ausgewählt, bei der Gartenpflege „Erdgeschoss“, und die Grundsteuer gilt ohne Nutzergruppe für das ganze Haus.

Die Abrechnung für die Wohnung Obergeschoss rechts zeigt beide Fälle untereinander: den Aufzug mit 57 von 133 m² und die Grundsteuer mit 57 von 272 m², zusammen 894,13 €. Die Gartenpflege taucht auf dieser Abrechnung gar nicht auf.